第二节系统初始化：掌握在会计软件初始化过程中设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别以及输入期初余额的方法。
一、概述
系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。
二、设置基础档案
(一)设置部门档案
部门档案设置是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。掌握操作步骤。
(二)设置职员档案
职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。
(三)设置客户档案
如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。
(四)设置供应商档案
如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，平时如有变动要及时在此进行调整。
(五)设置外币及汇率
汇率管理是为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率是由帐簿初始化设置决定的。
(六)设置结算方式
为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。
结算方式设置主要包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据而设置的功能，类似与手工系统中的支票登记簿的管理方式。
例题：
输入客户档案时，不用选择客户分类，可直接输入客户档案。( )(判断)
答案：×。输入客户档案时，必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。
第二节系统初始化：掌握在会计软件初始化过程中设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别以及输入期初余额的方法。
三、设置会计科目 (一)建立会计科目
1. 会计科目编码
科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。即：
本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码
2.会计科目名称
会计科目名称是指会计科目的汉字名称，是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。在定义科目名称时，必须按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化和标准化，且避免重名。
3.科目类型
按照会计科目性质对会计科目进行划分。按会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。
4.账页格式
即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。
5.辅助账设置
辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。
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