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     事业单位考试公共基础知识:公文的格式要求
      一、版头
      1.份号
    份号就是公文印制份数的顺序号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。
      2.密级和保密期限
    涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限,应当顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
      3.紧急程度
    紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
    如需标注紧急程度,应当顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
      4.发文机关标志
    发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
    发文机关标志居中排布,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
      5.发文字号
    发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。如上图中的“苏政发〔2013〕×号”。
    发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,除标注签发人的情况外,发文字号通常居中排布。
    联合行文时,使用主办机关的发文字号。
      6.签发人
    对于上行文,应当标注签发人姓名。公文中的“签发人”处由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。此时,发文字号居左空一字编排。
    如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。此时,发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
      二、主体
      1.标题
    标题一般由发文机关名称、事由和文种三要素组成,如《国务院关于加强城市规划工作的通知》。在标题的三要素中,有时可省略发文机关名称和事由中的一项或两项,唯有文种不可省略。标题中除了法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。
    标题应编排于版头与主体之间的分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
      2.主送机关
    主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关应当编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如前页公文样式中的“各市、县(市、区)人民政府,省政府直属各单位:”。
      3.正文
    正文是公文的主体,用来表述公文的内容,一般由开头、主体和结语三部分组成。公文首页必须显示正文。
    正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
      4.附件说明
    附件说明包括公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称不加书名号,其后也不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
      5.发文机关署名、成文日期和印章
    发文机关的署名应当是发文机关全称或者规范化简称,如前页公文样式中标注于印章处下方的“江苏省人民政府”。按照最新规定,党政机关的公文一般都要发文机关署名。
    公文的成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排(不加盖印章的公文除外,详见下文),用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
    公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
      6.附注
    附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行,如前页公文样式中的“(此件可自行翻印)”。
      7.附件
    “附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
    附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
      【注意】
    此处说的“附件”指附属于公文主件的其他公文或材料,应当另面编排;“附件说明”用来标明附件名称及件数的,位于公文正文下空一行。前页的公文样式中呈现了“附件说明”,即“附件:1.××××××××”,但并未将附件呈现出来。
      三、版记
      1.抄送机关
    抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
    如有抄送机关,一般在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。注意,同类抄送机关之间用顿号,不同类的用逗号。
      2.印发机关和印发日期
    印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般编排在末条分隔线之上,二者位于同一行,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
    

(责任编辑:admin)


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